في ظل الظروف الصعبة للأزمة التي نعيشها ..حفظ السجلات الكترونياً خوفاً من الضياع والفقدان

firyaaf14@gmail.comالسويداء- فريال أبو فخر

إذا كانت المطالبة بإنجاز نظام أتمتة السجلات في الدوائر والمؤسسات الحكومية ضرورية فيما مضى من باب اللحاق بالتطور العلمي والتكنولوجي ومن التقنيات التي باتت ملازمة للدولة العصرية للحد من هدر الوقت والمال، فقد أصبحت الآن ضرورة ملحة للمحافظة على سجلاتنا من التلف والضياع, وخاصة أثناء هذه الأزمة التي تعصف بالبلاد منذ أكثر من ثلاث سنوات، وذلك لتحرير العامل من الأداء المباشر لوظائف إدارة العملية الإنتاجية، ونقل هذه الوظائف إلى الأجهزة الالكترونية للمحافظة عليها, في خطوة متقدمة لتوثيقها وأرشفتها وأتمتتها، هذه الخطوة كانت السباقة لإنجازها مديرية التربية بالسويداء وبمبادرة فردية ودون أي مقابل- بعد أن دُفع الملايين كتكاليف لمبادرات مماثلة- من الأستاذ خالد جمال أبو فخر مدرس التربية الموسيقية الذي غرد خارج سرب دراسته ليحلق مع موهبته المعلوماتية بمبادرة محققة جميع صفات المشروع المستقبلي, الذي يكاد يكون فريداً من نوعه, أو في طليعة البرامج التي تعنى بالأتمتة، ليتم إنجاز مشروع أتمتة السجلات العامة لمدارس التعليم الثانوي والأساسي والمهني والمعاهد في السويداء, والتي عدّها الكثيرون خطوة هي الأولى من نوعها على مستوى القطر.
حفظ السجلات من التلف والضياع والقدم الزمني
مدير ومصمم المشروع الأستاذ خالد جمال أبو فخر, وفي تصريحه للأزمنة ذكر أن المشروع يتضمن حفظ جميع سجلات الطلاب حرصاً عليها من التلف أو الضياع والقدم الزمني بالاستغناء عن الورقيات في هذا الخصوص، وتوحيد العمل والمصطلحات بين جميع المدارس، بالإضافة إلى توفير الوقت والجهد على الطلبة الراغبين بالحصول على وثيقة من مدرستهم وخاصة في الأماكن البعيدة عن مركز المدينة، وأضاف أبو فخر: إن العمل الإداري والأوراق والأضابير هو أساس العمل ومنه القطاع التربوي وقد تجلى ذلك واضحاً بمدارسنا في بحر البيانات وفي سجلات وأضابير الطلاب التي اختفت أو احترقت أو ما لحقه التلف أو رُحلَت لقدمها الزمني، ومن هنا كان لا بد من إيجاد طريقة ما لحفظ السجلات المدرسية واستعادتها بسرعة ودقة، كذلك منح جميع الوثائق التي يحتاجها أي طالب من مدرسته بسرعة ودقة ونظافة، مع مراعاة برنامج المشروع بأن بعض الزملاء المعنيين قد فاتهم قطار المعلوماتية والتعامل مع الكمبيوتر، كذلك لم يتجاهل برنامج المشروع أن يكون البرنامج من أيدي داخل ملاك التربية للمتابعة وتصويب الأخطاء دون اللجوء لمقابل مادي للوصول إلى أهدافنا فكانت خطة العمل( الاكتفاء– تصميم– متابعة– تصويب– لا مقابل- نجاح) لتحقق هذه المبادرة زراعة البنية التحتية من بيانات مدارسها بذرة بدايات أو الاقتراب من مشروع الحكومة الالكترونية الكبير, الذي دعا إليه مجلس الوزراء، ولاسيما أنّ وزارة التربية من الوزارات التي ستبدأ بالفكرة كمرحلة أولى للمشروع ونقله لباقي الوزارات الأخرى.
حفظ البيانات على وسائل تخزينية إلكترونية
وعن أهمية هذا المشروع بالنسبة لمدارسنا بمراحلها المختلفة والمعاهد, فقد نوّه أبو فخر إلى أن برنامج مشروع الأتمتة جاء كلاً متكاملاً لعمل مدارسنا من حيث حفظ للبيانات, إذ أصبح بإمكان البرنامج حفظ بيانات الطلاب وتخزينه على أي وسيلة تخزينية (فلاشة- cd) واستعادة البيانات بوقت قصير, حيث الحصول على أي من البيانات وخاصة القديمة منها والتي رحل بعضها يحتاج لوقت طويل جداً لو أردنا الحصول عليها، وتوحيد المصطلحات والبيانات إذ كثيراً ما يستخدم أمين السر مصطلحاً لحالة ما للطالب تختلف بتسميتها عن نفس الحالة في مدرسة أخرى (نقل- انتقال- منقول– متسرب- مستجد- جديد- تسجيل جديد- نجاح- سوري- سورية- خانة), وتكمن أهميته أيضاً بمواكبة العصر منذ أن دعا مجلس الوزراء والوزارة للعمل على إنشاء الحكومة الالكترونية، إضافة إلى النظافة والرتابة فكثير ما يكون خط الزميل غير جميل لا يقرأ، وبهذا يقع بها الطالب عند الجهة التي طلبت أي وثيقة إذا لم تكن المعلومات واضحة وتحوي حكاً أو شطباً أو تصحيحٍاً، والأهم حسب أبو فخر أنها أرجعت الزملاء وخاصة أمناء السر بالمدارس للتعامل مع التكنولوجية، فبالعمل على المشروع جعل من أمين السر صديقاً حميمياً للكمبيوتر بعد غياب أو حتى تعارف جديد، والربط الشبكي فإعداد القاعدة والبنية التحية للبيانات جعل من الممكن جمعها ووضعها على الشبكة، إضافة إلى مخدّم للتواصل بين المدارس أو على الأقل بين المديرية ومجمعاتها التربوية كنقاط تجمع، كما وأن البرنامج يطوّر بشكل دوري تبعاً لأي مقترحات تخدم العمل, أو أي قرارات تربوية دون مقابلات أو عناء من الزملاء, بل من المبرمج، وحصر مسؤولية العمل فإعطاء كلمة سر خاصة بالبرنامج جعلت منه سرياً ومسؤولاً ممن يعمل عليه، حيث تمنح الوثائق بخصوصية مطلقة، وتوحيد أشكال الوثائق إذ وحد البرنامج شكل وصيغة كل الوثائق الممنوحة للطالب ( نقل– نجاح– حسن سلوك– شعبة تجنيد), كما يحقق البرنامج الحدّ من معاناة الشهادات فملئ بيانات الطالب كاملة عند التسجيل توفر الجهد وسرعة الحصول على بيانات طلاب المترشحين للشهادة بوقت ضئيل وبدقة، وفرزهم حسب اختصاص أو شهادة دون الحاجة لإعادة كتابتها من جديد وتقديمها للمديرية، وفرز الشعب حيث يحقق فرزاً للشعب الصفية كلا على حدة لأي أمر خاص بالشعب وتحديد عدد الطلاب المتواجدين في المدرسة بدقة حسب الشعب مما يحدد عدد الطلاب الحقيقيين المتواجدين بالمدرسة حسب عدد الكتب المدرسية الممنوحة، والفرز العام حسب أي مقترح تربوي طارئ (مكان الولادة- تاريخ الولادة- اللغة الجنس- التعاون والنشاط- و...إلخ.) كما فتح البرنامج باباً للمبادرات من الزملاء خدمة لمدارسهم، ما حقق الوفر وتقدم العمل وتطوير الذات لصاحب المبادرة، كما أعطى البرنامج الخصوصية لكل مدرسة وطالب، وذلك بمنحهم أرقاماً خاصة عامة لا تتكرر ( الطالب...ثانوية... رقمها 12مجلد 14 الصفحة 5 التسلسل250) ونكون بذلك قد منحنا كوداً خاصاً بكل طالب في مدرسته وبالتالي في المديرية, ومستقبلاً رقماً وطنياً طلابياً، والأهم هو الحد من الهدر المالي عبر الحد من الوثائق التي يحتاجها الطالب خاصة عند النقل لمدرسة أخرى.
دورات على الحاسوب
وعن خطة العمل المتبعة التي أنجزت لإتمام هذا المشروع أفادنا أبو فخر: بعد أخذ موافقة وزارة التربية على تصميم برنامج الأتمتة بدأ مشوار العمل، وخاصة أن الثقة التي منحني إياها السيد مدير التربية ورؤساء الدوائر ووزارة التربية جعلتني أشعر بالمسؤولية والتنفيذ بخطة العمل، حيث بدأنا بالتعاون مع دائرة المعلوماتية ودائرة الإعداد والتدريب بتقسيم جميع أمناء سر المدارس وعدد من المدارس والمهتمين والراغبين بالعمل معنا في مدارسهم إلى فئات، وبدأنا بدورات على الحاسوب في برامج" الأوفس" الأساسية ونظام التشغيل" الوندوز", بعد ذلك قمنا بدورات لذات الفئات على برنامج مشروع الأتمتة حصراً حيث خضع الزملاء أمناء السر لاختبار تقييمي، ومتابعة العمل بشكل دائم في المدارس وتطويره وتصويب الأخطاء إن وجدت، إلى أن وصلنا لأتمتة جميع مدارس التعليم الأساسي والثانوي بنسبة تجاوزت 95%, أما الباقي تم إنجازه لكن ليس بالشكل المرجو وبذلك أصبحت جميع وثائق مدارسنا الممنوحة للطالب مؤتمتة.
كيفية التعامل مع هذا البرنامج
ونظراً لأهمية هذا البرنامج وحجم الاستفادة الكبير الذي انعكس على عمل المدارس والقائمين عليها فقد تمَّت إقامة دورتين لأمناء السر وعدد من مديري المدارس والمعاهد في المحافظة حول كيفية التعامل مع هذا البرنامج القابل للتطوير بشكل دوري، وقد ذكر للأزمنة أحد أمناء السر أن العمل بنظام هذا البرنامج قد طور إمكانياته وجعله من المهتمين بمجال المعلوماتية التي كان يجهل كنهها، وشكر كل من يسعى إلى تطوير العمل بأي مجال من مجالات الحياة، مبيناً أنه لا بد لجميع الدوائر والمؤسسات الحكومية أن تحذو حذو مديرية التربية لما فيه من خير على الجميع، وأضاف: وكما نسلط الضوء على السلبيات فإنه بالمقابل وللأمانة المهنية يجب أيضاً تسليط الضوء على الإيجابيات, وتسليط الضوء على كل إنسان يخدم وطنه بكل إخلاص وتفان ودون أي مقابل، ومن خلال تواصلنا مع مديرية التربية مازال الأستاذ خالد أبو فخر- القائم على تصميم وإدارة المشروع يقدم المبادرات والأفكار الفعالة والخلاقة، فبعد الوصول لأتمتة جميع المراسلات والسجلات الخاصة بالمدارس والثانويات العامة والمهنية والمعاهد، فها هو الآن يمهد لأتمتة سجلات العاملين في مديرية التربية في السويداء وكذلك أتمتة عمل المستودعات.
وفي ذات السياق أمل مصمم المشروع أبو فخر أن تكون مبادرة مشروع الأتمتة الذي قام بتصميمه باكورة المبادرات والأعمال التي يأمل ويعتقد ببدئها في وقت قريب وخاصة بمديريته، مقترحاً أن يتم تطوير التجربة وزارياً بالتعاون مع مديرية تربية السويداء وجميع القائمين على تطوير أي عمل من الأعمال وأصحاب المشاريع والمبادرات، وتوزيع هذه المبادرات على المديريات كافة، وتأسيس فريق خاص لهذه الغاية والربط الشبكي بين الوزارة والمديريات، مع المساهمة بتطوير وتنمية مهارات أصحاب المبادرات ودعمهم ومساندتهم بمجال مبادراتهم، وتأسيس فرق عمل متطوعة للمبادرات، مع جعل المقترح المادي ثانوياً, والبحث عن طرق تقديرية أخرى للموهوبين لتنمية قدراتهم، والأهم حسب أبو فخر هو ترخيص ومنح الملكية لكل مبادرة أثبتت وجوديتها وفائدتها في أي مجال من المجالات.
موظف الأرشفة في المصالح العقارية بالسويداء أشار إلى أهمية مثل هذه البرامج على عمل المؤسسات والدوائر الحكومية، وعن الفائدة التي ستجنيها المديرية العامة للمصالح العقارية من الأتمتة فيما لو طبق هذا البرنامج, ذكر لنا أن هناك إجراءات لابد منها تدخل فيها عدة جهات رسمية أخرى كوزارة المالية, والمحاكم الشرعية والسجل المدني, وفي هذه الحالة نجد صعوبة للغاية، إلا إذا انتقلنا إلى الحكومة الالكترونية عندها من السهل معرفة ما يجري في أي مكان داخل سورية لتسهيل معاملات الأخوة المواطنين، حيث تمكن أتمتة السجلات العقارية المواطن من الحصول على بيان عقاري أينما كان في سورية‏، وأضاف: خطتنا الطموحة بالأتمتة ستجعل أي شخص يستطيع أن يحصل على بيان عقاري وهو في غير محافظته خلال وقت قصير, بالإضافة إلى توفير الجهد والوقت على الموظف والمواطن والدولة, ناهيك عن بعض البيانات التي يبلغ طولها 5 أمتار وتستغرق كتابة حوالي أربعة أيام من قبل الموظفين، وأريد أن أضيف نقطة مهمة جداً وهي موضوع الأمان والثقة بالسجل العقاري لمنع أي عبث من قبل أي موظف, وهناك الكثير وبأغلب الأحيان لا تستطيع معرفة من هو الفاعل, لكن بعد الأتمتة سنتمكن من مراقبة كافة العمليات العقارية التي تجري عن طريق هذا النظام.
كلمة أخيرة
 إن عدم توفر برامج معلوماتية حديثة تتناسب مع التطور التكنولوجي للعمل ضمن مؤسساتنا ودوائرنا الحكومية، والاعتماد والاكتفاء ببرامج أرشفة يدوية بسيطة، من شأنه أن يعوّق عمل المديريات والمؤسسات، ومن هنا وجب علينا الاستجابة لكل من ينادي لأتمتة سجلاتنا، ووضع الخطط والبرامج لأتمتة أعمال إدارات ومؤسسات الدولة، وصولاً إلى ما يسمى بالحكومة الالكترونية والذي يأتي ضمن إنجاز مشروع متكامل ونظام إدارة وإصدار وأرشفة جميع السجلات الكترونياً، والإسراع في إنجاز هذا المشروع المتكامل للأتمتة, والذي يوفر للمديريات والمؤسسات الأرضية المناسبة لتطوير العمل ومحاكاة التطور العلمي والعالمي والمعلوماتي، وبذلك يتم تخفيف الكثير من هدر الوقت والجهد والمراسلات الورقية، ونضمن عدم العبث بالقيود أو المعلومات الموثقة الكترونياً، بما يحقق عامل الأمان والسرية في الصلاحيات والمراقبة، ومنع العبث والتزوير، إضافة إلى تسريع إجراءات العمل ضمن المؤسسة الواحدة والمؤسسات المختلفة، حيث يتم كل ذلك بشكل آني ووفق شبكة يصعب اختراقها، وخصوصاً في ظل هذه الظروف الصعبة للأزمة التي نعيشها والتي تتطلب حفظ هذه السجلات إلكترونياً خوفاً من ضياعها وفقدانها.